14 Lug Lista-cose-da-fare: dove metti l’attenzione?

Sai che ci sono buone probabilità che anche una giornata ben organizzata possa trasformarsi in un incubo?

Come è possibile?

Diciamo che sei una che non si lascia sfuggire nulla, neanche un alone su un tavolino che nessuno noterebbe mai. 

Ti svegli la mattina e mentre stai dando il buongiorno al mondo, lentamente ad uno ad uno ti vengono in mente i tuoi impegni, le cose da fare, le persone da contattare durante la giornata, a cui avevi già pensato la sera prima, o il giorno prima o già parecchi giorni prima.

E mentre pensi a questo, hai la piacevole sensazione che tutto fluisca in una sequenza serena e armoniosa fino alla conclusione della tua meravigliosa giornata.

Forse non va proprio tutto così come te l’ho descritto…

Sono sicura che fai il massimo per non farti scappare neanche un impegno, nonostante tutte le informazioni da tenere a mente siano tante.

Sono altrettanto sicura che ogni mattina, anche il sabato e la domenica, passi in rassegna ogni singola cosa che hai da fare, che avevi promesso di fare o che se non la fai avrai certamente a che fare con le conseguenze.

Magari lo fai ancora prima di aprire gli occhi, magari ci pensi già dalla sera prima, mentre ancora ti stai chiedendo perché hai sempre troppe cose da fare, perché c’è sempre l’imprevisto, l’intoppo, la vicina che ti chiede un favore (lei è sempre così gentile con te, vuoi non farglielo?), la spia della tua auto che ti si accende (quella che non ti ricordi mai che cosa ti stia segnalando), il vaso che ti si rovescia per terra (pieno di terra) e il pavimento da pulire…

La lista potrebbe andare ancora avanti. Questa lista, questo tipo di eventi, o incidenti, che vanno a sommarsi a tutto quello che già hai da fare.

La mattina, dunque, appena sveglia, prima ancora di aprire gli occhi, fai mente locale ai tuoi impegni, una matassa di impegni da districare e organizzare, perfettamente ad incastro, e vedi scorrere velocemente il film di una corsa ad ostacoli. Se ne farai cadere uno, sai già che sarà un problema.

Mentre la tua serenità si è già buttata giù all’inizio dello sbrogliamento matassale (si può dire?).

Quando arrivi a fine giornata però, puoi dirti soddisfatta: hai portato a termine tutto, o quasi, sei riuscita anche a schivare quella grana o quell’altra cosa che ti stavano per rifilare….e sei distrutta.

È andata esattamente come l’avevi prevista, senza sconti: tanti impegni, troppi, da gestire di fretta e possibilmente in apnea. Perché l’apnea funziona bene quando devi andare di fretta.

Ti sei data pochi secondi di merito per come hai passato le ultime 10, 12 ore e sei scivolata subito dopo nella proiezione di quello che sarà domani.

No, non sei proprio l’unica a vivere le giornate in questo modo ed è dura tenere il sorriso per tutto l’arco della giornata.

Se solo le cose stessero diversamente…

Se non avessi tutto quello che ho da fare

Se non ci si mettessero altre persone a sconvolgermi la giornata

Ne ho già tante di cose da fare!

La prima cosa che ti posso dire è che: cambiare la realtà è difficile, lottarci contro uno spreco insensato di tempo e di energie.

Su quante delle cose che ti succedono ogni giorno puoi avere il pieno controllo, anticipandole e risolvendole velocemente?

Il fatto è che non tutti i bersagli che ti prefiggi di colpire dipendono solo da te, dalla tua bravura, dalla tua capacità, dalla tua velocità. E non solo a causa degli imprevisti.

Ad esempio, se quello che hai programmato di fare riguarda non solo te ma altre persone, le cose potrebbero andare diversamente da come te le aspetti, semplicemente per le conseguenze di quello che succede quando ti trovi a che fare con gli altri.

Pensaci bene: quanto di quello che vuoi ottenere dipende solo da te e, meglio ancora, è sotto il tuo controllo, sotto la tua responsabilità?

Prendi un’attività, un progetto che stai seguendo, o qualsiasi cosa in cui ti stai cimentando:

si può controllare al 100%?

Qualsiasi cosa tu abbia preso in considerazione, e qualsiasi risposta tu abbia dato alla domanda precedente, il primo passo per non farsi risucchiare dal vortice è: accettare la realtà così com’è e agire su quello su cui puoi veramente fare qualcosa.

Accettata la realtà, così com’è, possiamo passare a considerare un’altra cosa.

Ci sono 2 fattori fondamentali che ti permettono di gestire meglio il tuo tempo e tutto quello che hai da fare:

l’urgenza e l’importanza.

Sono gli assi principali di un semplice strumento che può darti una visione più chiara della tua situazione ogni volta che ne hai bisogno, e toglierti anche qualche preoccupazione.

La tabella che trovi qui sotto è chiamata la matrice di Eisenhower, generale e presidente degli Stati Uniti negli anni ’50, che sicuramente non aveva molto tempo da perdere o energie da sprecare in attività poco importanti e poco urgenti.

Come funziona? Fai una lista di tutte le attività che intendi svolgere, senza tralasciare nulla, e poi riportale nei quadrati dell’immagine qui sotto, a seconda dell’importanza e dell’urgenza che attribuisci loro.

Considera nel modo più semplice e realistico cosa è davvero importante per te e/o davvero urgente per te.

Troverai nella tua lista delle attività che sono urgenti ed importanti, come telefonate da fare, problemi da risolvere prima possibile, scadenze ormai superate, da inserire in alto a destra. Attenzione: è il caso di correre, ma anche di fare attenzione a dove si mettono i piedi!

Il quadrato in alto a sinistra è per gli impegni che sono importanti ma non urgenti, come progetti a lungo termine, corsi che ti piacerebbe frequentare, visite e controlli medici routinari. Pianificazione necessaria.

Ti accorgerai che ci sono alcune attività che credevi inizialmente di inserire in alto a destra (urgente ed importante) e che invece è meglio spostare in basso a destra (urgente non importante): succede a volte che attribuiamo importanza a ciò che è solamente urgente, piccole rogne che puoi facilmente delegare o decidere come affrontare. Ma senza stress!

Nell’ultimo quadrato rimanente va messo tutto quello che Eisenhower considerava uno spreco. Sono tutte quelle attività che ci mettiamo a fare quando avremmo qualcosa di più importante da fare da cui vogliamo scivolare via. Sono da eliminare, nessun dubbio!

Credo che quando avrai terminato e avrai dato un’occhiata al quadro in generale, ti sarai stupita di quanto fai e di tutto quello che sta prendendo il tuo tempo e le tue energie.

C’è un’ultima cosa importante che ti voglio dire e che può esserti utile: mai saturare al 100% le proprie risorse.

Prenditi un po’ di tempo nell’arco della giornata per gli imprevisti che potrebbero esserci, per rallentare il tuo ritmo e goderti quello che stai facendo, o anche solo per te, per fare una pausa e riprendere la tua carica energetica.