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Le 10 cose che ho imparato sull’organizzazione

Ho cominciato ad occuparmi di organizzazione quando studiavo al Liceo: scuola, studio, compiti, allenamenti, lezioni di chitarra da incastrare regolarmente affinché ognuno di questi si svolgesse senza intoppi, senza ritardi, nel migliore dei modi.

E ho proseguito a ricercare l’efficienza anche dopo, negli anni in cui mi sono dedicata alla pianificazione e all’organizzazione delle attività in diversi contesti aziendali.

Ma quello che ho imparato in tutti questi anni non è come far funzionare ogni processo in un meccanismo di perfezione, ma quali sono le leve da azionare, come interagire con le persone, come misurare i risultati e imparare dagli errori.

Ho imparato che prima delle competenze, arriva la “persona”, con i suoi modi, il suo atteggiamento, con il suo desiderio di essere apprezzata e riconosciuta. Ho imparato che essere percepiti autentici è il “vero” riconoscimento.

Quello che ho imparato dall’organizzazione e dalla pianificazione:

  1. non esistono piani di lavoro che non vengano modificati. Qualsiasi programma, piano di breve, medio o lungo termine, seppur ben definito ed efficace “sulla carta” può e deve essere modificato non appena le circostanze lo richiedano o qualcuno in particolare lo richieda. Quando è così, non è il caso di ostinarsi a voler mantenere a tutti i costi il piano originale.
  2. le condizioni mutano continuamente. Accorgersene in anticipo e rivedere i propri piani è la leva che fa la differenza.
  3. essere troppo attivi è una forma di improduttività. Per quanto tu sia bravo ad incastrare impegni, attività, lavoro, studio, casa e altro, devi considerare che il rischio di essere sopraffatti da questo modo di organizzarsi è molto alto. Essere costantemente impegnato ti porta a rallentare, mentre stai correndo verso i tuoi obiettivi o i profitti che desideri! Potresti invece aver bisogno riconsiderare quello che stai facendo, fare distinzione tra ciò che è produttivo e non, e liberarti della parte che non ti è utile.
  4. il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo (o che non abbiamo!). Dedica una parte del tuo tempo alle domande che ti possono aiutare a svolgere meglio il tuo lavoro, a non sprecare energie, a superare gli impedimenti. Dedica anche una parte del tuo tempo a te stesso, all’ideazione di tutto ciò che desideri per il tuo futuro.
  5. alcune persone ti seguiranno, altre ti remeranno contro. Una delle fasi più delicate è quella in cui coinvolgi tutti gli attori interessati dal tuo programma o piano o dalle tue attività organizzative. Coinvolgere non vuol dire manipolare, raggirare, sedurre o ricattare. Coinvolgere implica il rispetto per le persone, e ovviamente il rispetto per te stesso.
  6. monitorare e non controllare. Una buona abitudine è osservare con frequenza costante quello che sta accadendo, e non tener sott’occhio le persone per mancanza di fiducia.
  7. accetta le critiche, anche quelle poco costruttive. Fai un bel respiro e, se ti riesce, anche una bella risata.
  8. dimenticati della perfezione, del mondo ideale, dei “sistemi isolati” descritti nella fisica. Parti con quello che hai a disposizione, con quello che hai osservato, con i difetti e le imperfezioni del mondo reale. Dopo il tuo passaggio nulla sarà perfetto, ma sicuramente sarà almeno un po’ migliorato.
  9. dedica del tempo ad ascoltare le persone con cui lavori, le persone che ti circondano. Cosa puoi fare per loro? In cosa potresti aiutarle?
  10. le persone non hanno bisogno delle tue soluzioni. Di fronte ai problemi degli altri, le tue soluzioni restano tue. Le persone hanno bisogno di trovare le proprie, e tu puoi aiutarle. Offri la tua gentilezza, la tua apertura e la tua curiosità. Te ne saranno grate. 

 

Ho imparato, inoltre, che organizzare e pianificare efficacemente può abbattere gli sprechi di energia, tempo e risorse (denaro incluso ovviamente). Al centro di tutto questo ci sono sempre le persone. Il tempo che non voglio sprecare non è solo il mio, ma anche il loro. Le energie, le risorse, non sono solo le mie, ma anche quelle delle persone che mi circondano.

Il raggiungimento dell’efficienza, ma ancor di più dell’efficacia nel mio lavoro, su cui ho tanto investito negli anni, si è concretizzato solo quando ho cominciato a farmi aiutare dagli altri, attraverso il confronto autentico e aperto. 

Troverai qualcosa di utile in quello che ti ho consigliato, e ti invito ad aiutarmi ad ampliare questa lista. Ho ancora tanto da imparare.

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